Работа с заказом

Материал из Insales Wiki
Перейти к: навигация, поиск

Содержание

Новый заказ

Как появляется заказ в магазине

Заказ товара в магазине:

  • покупатель оформляет заказ сам через корзину магазина,
  • менеджер магазина оформляет заказ за покупателя ("покупает" товар через корзину), если покупатель заказывает товар по телефону.


ВНИМАНИЕ! В момент создания заказа покупателем вся информация в заказе фиксируется. Если после этого в каталогах магазина и карточках товаров изменились названия или цены заказанных товаров - эти изменения не затронут уже сформированные заказы.

Как узнать о появлении нового заказа

С появлением нового заказа:

  • Вы получаете уведомление о поступившем заказе. Это письмо присылается на E-mail для уведомлений, написанный Вами в разделе бэк-офиса Настройки ->Общие. В этом письме-уведомлении есть ссылка на страницу поступившего заказа.
  • сразу появляется пронумерованная строчная запись о новом заказе в бэк-офисе магазина на странице Управление заказами (раздел "Заказы"). Поступивший заказ присутствует в списке со статусом "Новый", а полоска-идентификатор (находится левее номера заказа) - красного цвета.

Как оповещается о заказе покупатель

Одновременно с продавцом покупатель получает письмо-уведомление об этом заказе на свой E-mail, указанный им при оформлении заказа.

Кроме информации о заказе, письмо покупателю имеет ссылку "Страница заказа" покупателя и ссылку "Вернуться в магазин". Покупатель отслеживает изменение состояния и состава заказа синхронно с Вами, перейдя по ссылке "Страница заказа" покупателя.

В поле От: (From:) письма-уведомления покупателю указан электронный адрес (E-mail) интернет-магазина, написанный Вами в разделе бэк-офиса Настройки ->Общие.

Видит ли покупатель изменение статуса заказа

Да видит. Когда вы изменяете статус заказа, он (статус) автоматически изменяется в письме-уведомлении у покупателя.

Обработка нового заказа

Зачем заносить в систему заказ, сделанный по телефону

Заказ, оформленный по телефону и занесенный в систему, учитывается в статистике.

Есть возможность указать источник заказа, сделанного по телефону.

Какая стандартная последовательность обработки заказов в системе

  • Получив уведомление о новом заказе, необходимо перейти по ссылке на страницу поступившего заказа

Переведите заказ в статус "В обработке". Рядом с окном измененного статуса заказа появится кнопка "сохранить", щелкнув по которой, вы сохраните изменения.

  • Для согласования заказа с покупателем и подтверждения его желания сделать покупку свяжитесь с ним: контактные данные покупателя отображены на странице заказа. В случае надобности страницу заказа можно широко редактировать; добавлять скидки. Успешно согласованный заказ - распечатать. После успешного согласования переведите заказ в статус "Согласован"; в противном случае - "Отменен".
  • Комплектация заказа и его последующая отгрузка изменяют статус заказа на "Отгружен".
  • Доставка товара покупателю изменяет статус заказа на "Доставлен". Для доставленного и оплаченного заказа полоска-идентификатор заказа становится зеленой.

Зачем нужно менять статусы (состояния) заказа

  • Для облегчения ориентации и предотвращения путаницы в заказах
  • Изменение статуса заказа синхронно с Вами видит покупатель, так как Письмо-уведомление покупателю о сделанном им заказе имеет ссылку "Страница заказа"
  • Количество товара на складе автоматически уменьшается при переводе статуса заказа в "Отгружен"
  • Для достоверного учета заказов в статистике

Какие идентификаторы статуса (состояния) заказа есть в системе

  • подсветка строки заказа
  • Красный цвет - Новый
  • Зеленый цвет - Доставлен
  • Серый цвет шрифта - Отменен
  • иконка статуса заказа
  • Status new.gif - Новый
  • Status v obrabotke.gif - В обработке
  • Status soglasovan.gif - Согласован
  • Status otmenen.gif - Отменён
  • Status otgruzhen.gif - Отгружен
  • Status dostavlen.gif - Доставлен

Можно ли удалять заказы

Да, можно. Но:

  • В статистике они после этого не учитываются
  • И восстановлению не подлежат.


Статусы оплаты. Особенности

Для удобства учета у заказа есть статус (состояние) оплаты. Рекомендуем менять его при успешной доставке и получении средств от клиента.

Статус оплаты имеет два состояния: "оплачен" и "не оплачен".

В случае, если покупатель уже оплатил заказ с помощью электронных денег, статус оплаты будет в состоянии "Оплачен" автоматически.

Если же оплата заказа поступает другим способом, например, в виде наличных курьеру, то не забудьте перевести заказ в состояние "Оплачен" вручную.

Изменение состава заказа

Как быстро найти нужный заказ

Если покупатель захотел изменить состав заказа, действия персонала магазина следующие:

  • Зайдите в раздел "Заказы" бэк-офиса магазина. В нем находятся пронумерованные записи о всех сделанных в магазине заказах
  • Уточните у покупателя номер заказа и по поиску найдите его
  • откройте страницу нужного заказа, кликнув мышкой на его номер

На странице заказа "Заказ №..." размещена информация о составе этого заказа.

Как изменить количество уже заказанного товара

На странице заказа "Заказ №..." размещена информация о составе этого заказа. Здесь Вы можете изменить количество уже заказанной позиции товара:

  • добавив (уменьшив) количество позиции - сохраните результат, кликнув по ссылке "Сохранить изменения",
  • нужно ликвидировать позицию - нажмите иконку "(x)", позволяющую удалить строку ненужного товара.

Как добавить новую позицию в заказ

Кликните по ссылке "Добавить позицию" и во всплывающем окне выберите товар, который запросил покупатель. Пометьте его в чекбоксе галочкой и нажмите кнопку "Добавить".

Скидки. На что обратить внимание

Вы можете добавлять (отменять) скидки в соответствии с политикой магазина.

  • правила скидок, заданные вами в разделе Заказы ->Скидки, применяются автоматически при оформлении заказа через корзину и итоговая сумма заказа указывается с учетом скидки.
  • скидки, автоматически сгенерированные при оформлении заказа через корзину, при изменении заказа на стадии согласования автоматически не пересчитываются, но могут быть изменены персоналом вручную

После окончания редактировании заказа на этапе согласования с покупателем, пересчёт суммы заказа происходит автоматически при щелчке по ссылке "Сохранить изменения".

Скидки в измененном при согласовании заказе

Если в изменённом при согласовании заказе:

  • действие скидки сохраняется, достаточно щелкнуть по ссылке "Сохранить изменения",- сумма заказа будет пересчитана автоматически.
  • скидка перестает действовать - ликвидируйте строку ненужной скидки, нажав на иконку "(x)" в конце строки этой скидки; пересчёт суммы заказа происходит автоматически при щелчке по ссылке "Сохранить изменения".
  • действуют несколько скидок, последовательно внесите их; пересчёт суммы заказа происходит автоматически при щелчке по ссылке "Сохранить изменения".

Изменение способа доставки

Привязка способов оплаты к видам доставки настраивается в бэк-офисе магазина в разделе Настройки ->Оплата.

Когда настройки сделаны, привязка способов оплаты к видам доставки осуществляется автоматически.

При изменении способа доставки (равно как и при изменении способа оплаты) существенной может оказаться привязка способа оплаты к способу доставки. Эта привязка ограничивает их сочетаемость.

Редактирование карточки покупателя

Попасть на страницу "Карточка покупателя" можно со страницы любого заказа этого покупателя.

Кликнув на номер заказа, вы попадаете на страницу "Заказ №...". На странице в блоке "Контактная информация" имя покупателя является ссылкой; кликнув по этой ссылке, вы попадаете на страницу "Карточка покупателя".

Карточка покупателя нужна:

  • для хранения истории заказа покупателя на предмет предоставления ему накопительных скидок (отпуск товара по мелкооптовым, оптовым и дилерским ценам)
  • для поддержания в актуальном состоянии контактной информации постоянного покупателя: номера телефона и адреса электронной почты.

ВНИМАНИЕ! История заказов покупателя ведется только для зарегистрированных покупателей.

Как распечатать накладную для курьера

Печать заказа используется при осуществлении бумажного документооборота и документирования процесса отгрузки и доставки товара покупателю.

Если форма накладной, выведенной на экран вас не устраивает, ее можно скопировать через Clipboard и отредактировать.