Импорт товаров из Excel таблиц

Материал из Insales Wiki
Перейти к: навигация, поиск

Введение

Открыть эту страницу можно, выбрав в разделе бэк-офиса "Товары" подраздел "Импорт".

Назначение

Процедура импорта предназначена для полуавтоматического переноса информации из файлов электронных таблиц в раздел "Склад" интернет-магазина.

Применимость

Процедура применяется для полуавтоматической обработки файлов формата CSV.

Возможности

При импорте из электронной таблицы существуют следующие возможности:

  • Создание (под)категорий в структуре склада из информации электронной таблицы.
  • Импорт свойств товаров, если они указаны отдельными столбцами.
  • Импорт параметров товаров, если они указаны отдельными столбцами.
  • Импорт изображений товара, если ссылки на изображения указаны в отдельном столбце таблицы (можно импортировать несколько изображений товара сразу, разделив ссылки на изображения пробелами, при этом файлы с изображениями должны иметь разные имена).

При этом изображения должны находиться где-либо в общем доступе в Интернете, импорт с локального компьютера невозможен. Проще всего в качестве временного хранилища изображений использовать сторонний ftp-сервер, найти их можно, например, так

  • Импорт SEO-параметров товаров.
  • Автоматическое выставление и снятие с сайта магазина товаров по их наличию в таблице.
  • Обновление цен.
  • Обновление описаний товара.
  • Использование способа идентификации товаров по артикулу товара, артикулу модификации, наименованию, ID модификации в системе InSales (уникальному по всем магазинам на платформе).

Подготовка файла

В исходном файле каждая товарная позиция задается отдельной строкой. Обязательными полями для строки, описывающей товар, являются наименование товара и цена продажи. Строка не будет импортироваться, если не выбрано обязательное поле, если отсутствует значение одного из обязательных полей, или значение имеет неверный формат (например текст вместо цены).

Возможны два различных способа указания категорий:

  1. когда категории задаются в столбцах,
  2. когда категории задаются отдельными строками.

Категории задаются в столбцах

В этом случае можно задать до трёх уровней категорий, к которым относится каждый товар. На шаге 3 процедуры импорта выбираются столбцы таблицы с ячейками, содержащими названия категории или подкатегорий соответствующих уровней. Если ни один из столбцов не будет выбран в качестве категории, то система будет считать, что категории задаются отдельными строками.

Значения в ячейке столбца, выбранного в качестве (под)категории, необязательно. То есть если в таблице заданы "Категория", "Подкатегория 1" и "Подкатегория 2", то для конкретного товара может быть задано значение только для "Категории" или не задано вообще ничего.

Пример файла, в котором категории задаются в столбцах A, B и C:

Csv-format-1b.png

Категории задаются отдельными строками

В этом случае возможно задать только одноуровневую структуру категорий. Если в файле встречается строка, в которой задано значение только в одной (любой) ячейке, то считается, что это название категории и все последующие товары относятся к ней.

Пример файла, в котором категории задаются в строках 1 и 4:

Csv-format-2b.png

Преобразование файла в формат CSV

Итак, если у вас есть файл в XLS формате и надо его преобразовать в CSV, то:

  • Открываете файл в Excel-е
  • Нажимаете "Файл" -> "Сохранить как" и, в появившемся окне, в качестве формата выбираете "CSV (Разделители - запятые) (*.csv)"
    Save-as-csvb.png
  • Отвечаете утвердительно на уведомления, что в данном формате можно сохранить только один лист, и что файл может содержать несовместимые с CSV возможности.

Файл для загрузки в импорт готов.

Процесс импорта

Заходите в раздел "Товары -> Склад" (выберите там импорт) или "Товары -> Импорт" бэк-офиса.

Import step11.png

Шаг 1

Import step21.png

На первом шаге нужно выбрать стратегию (способ идентификации товаров) импорта. На выбор предлагаются следующие стратегии:

  • Импорт в первый раз. Стратегия с упрощенными настройками. Каждый товар считается новым, можно импортировать товары с одинаковыми названиями. Эту стратегию следует использовать для импорта товаров в пустую категорию склада.
  • Идентификация по наименованию. При выборе этой стратегии товары (как товары в магазине, так и товары в импортируемом файле) должны иметь разные наименования для корректного обновления остатков и цен. При импорте учитывается регистр наименований, то есть товары с названиями "платье" и "Платье" будут считаться разными. Не позволяет менять значения свойств у существующих модификаций, но позволяет добавлять новые модификации к существующим товарам с прежним набором свойств.
  • Идентификация по артикулу товара. В этом случае артикулы товаров (но не модификаций) должны быть различными. При импорте учитывается регистр артикулов. Этот способ не позволяет менять значения свойств у существующих модификаций, но позволяет добавлять новые модификации к существующим товарам с прежним набором свойств.
  • Идентификация по артикулу модификации. В этом случае артикулы каждой модификации товара должны быть различными. При импорте учитывается регистр артикулов. Не позволяет добавлять новые модификации к существующим товарам (товары с новыми модификациями будут созданы как отдельные товары), но при таком варианте идентификации можно импортировать файл, в котором вообще не указаны свойства модификаций, и при этом идентификация все равно пройдет нормально.

Внимание! Ни один из способов не позволяет менять свойства у уже существующих модификаций!

Шаг 2

Import step31.png

На этом шаге надо загрузить импортируемый файл, указать в какой он кодировке, выбрать разделитель строк и разделитель столбцов. Если файл был преобразован при помощи Google Docs, то надо указывать кодировку utf-8, разделитель строк \n, если при помощи Excel, то надо указывать национальную кодировку, указанную в настройках операционной системы (для России - windows-1251), разделитель строк \r\n, если сомневаетесь, укажите "Автоопределение" (эта опция работает без ошибок в большинстве случаев).

Слева выводится структура склада (дерево). Категория, в которую будет происходить импорт указана в заголовке в кавычках, в данном случае это Склад. Изменить категорию можно щелчком по категории в дереве. Сделать это можно на любом из шагов импорта, когда не происходит операций на сервере (не крутится колёсико).

Все подкатегории создадутся в выбранной категории, если они не импортируются, то в нее попадут все товары. Все настройки импорта, учитывая способ идентификации, действуют только на категорию импорта, не затрагивая остальные.

Шаг 3

Import step411.png

На третьем шаге Вам предлагают выбрать в каких столбцах какая информация о товаре содержится. Для удобства, слева выводятся примеры данных. Справа надо обязательно выбрать в каких столбцах содержатся цена продажи и наименование товара. Информация из столбцов, назначение которых не выбрано, импортирована не будет. Если в импортируемом файле встретится товар без цены или названия, то строка будет проигнорирована. Для того, чтобы импортировать файл без цен можно создать в этом файле столбец, заполненный нулями, указать его в качестве цены продажи и убрать галку "Обновлять цены".

Внизу есть возможность указать:

  • нужно ли импортировать структуру категорий из файла;
  • содержатся ли категории в строках (см. Категории задаются отдельными строками);
  • запрещать ли дублирование товаров. Если опция установлена, то если, например, при идентификации по названию в файле встретятся два товара с названиями "Платье" и размером S, то вторая строка файла будет проигнорирована, если опция не установлена, то создастся дубль первого товара;
  • нужно ли обновлять цены;
  • нужно ли обновлять остатки. Если опция установлена и в файле встречается пустая ячейка на месте остатка, то остаток товара в магазине сбрасывается (пустое поле в остатке эквивалентно бесконечному остатку);
  • нужно ли обнулять остатки для ненайденных модификаций. Если в категории, в которую ведется импорт, присутствует товар (или модификация), которого нет в импортируемом файле, то его остаток после импорта станет равным 0;
  • нужно ли обновлять описания и названия. Эта опция действует на названия, полные и краткие описания товаров, а также изображения и артикулы в случае идентификации по названию или ID. Если при установленной опции в файле встречается пустая ячейка в полном или кратком описании, то описание соответствующего товара в магазине сотрется. Если эта ячейка встречается в столбце с изображениями, то ничего не произойдет, если в магазине у товара уже присутствуют изображения, а в импортируемом файле встречается URL к изображению, то оно добавится к существующему. Если у товара уже присутствует изображение, которое называется так же, как импортируемое (с точностью до регистра букв), то такое изображение импортировано не будет. Если изображение хранится на локальном диске компьютера, то оно импортировано не будет (можно импортировать только изображения, хранящиеся в интернете в общем доступе). Для импорта изображений с запароленных ftp-серверов нужно указывать ссылки на них следующим образом: ftp://логин:пароль@адрес_сервера.ru. Чтобы импортировать несколько изображений сразу в импортируемом файле их нужно разделять пробелом;
  • нужно ли обновлять параметры. Для того, чтобы указать несколько значений параметра одному товару, в импортируемом файле их нужно разделять знаком ##.
  • нужно ли обновлять видимость на сайте магазина (неаккуратное использование этой опции может приводить к скрытию с сайта всех товаров). Если товар не найден в импортируемом файле, но присутствует в категории склада, в которую ведется импорт, то такой товар будет скрыт с сайта.

Если структуру категорий импортировать, то на складе, внутри выбранной для импорта категории, будет создана структура категорий, взятая из файла. Если структуру категорий не импортировать, то (под)категории создаваться не будут, а все товары создадутся в выбранной для импорта категории. Если при импорте не указывать категории, либо не ставить галку "импортировать структуру категорий", то они не будут участвовать в идентификации, соответственно, товары с одинаковыми названиями, даже если они содержатся в разных категориях, если при этом у них одинаковые наборы свойств, будут считаться одинаковыми. Напротив, если импортировать структуру категорий, то товары, находящиеся в разных категориях, но называющиеся одинаково и имеющие одинаковые наборы свойств, будут считаться разными.

Если Вы импортируете структуру категорий и планируете в дальнейшем осуществлять повторный импорт обновлённого исходного файла, то имена импортируемых (под)категорий изменять не следует.


Про обновление цен и остатков можно прочитать в соответствующем разделе "Обновление цен и количества товаров".

Вы можете сохранить настройки импорта, чтобы не пришлось заново их вбивать, если структура файла останется прежней, также в этом случае Вы можете переместить Ваш файл в общий доступ куда-либо в интернет и задать автоматическое обновление в определенное время. После первого импорта Вы сможете отредактировать настройки. Для сохранения первоначальных настроек после указания типов столбцов нажмите "Сохранить настройки".

Затем жмем "Далее" (ссылка "Отменить" отменяет все сделанные изменения и возвращает к началу первого шага процедуры импорта).

Шаг 4

На третьем, завершающем, шаге выводится список обнаруженных категорий, и у вас есть возможность указать какие из них надо импортировать, а какие - нет. По умолчанию импортируются все категории.

Если какая-либо категория не импортируется, то товары из неё ни добавляться, ни обновляться не будут.

Import step5.png

Жмем "Импортировать" (ссылка "Отменить" отменяет все сделанные изменения и возвращает к началу первого шага процедуры импорта).


После появления сообщения об успешной загрузке через пару секунд автоматически откроется раздел "Склад", где вы можете увидеть результат процедуры импорта.

Внимание: товары после импорта не попадают автоматически на витрину!

После успешного импорта Вы увидите сообщение

Saved3b.png

Здесь можно посмотреть подробный отчет о результатах импорта

Saved4.png

При возникновении каких-либо ошибок здесь будут обозначены их типы и номера строк файла, в которых они возникли.

Редактирование сохраненных настроек импорта

Далее, если настройки были сохранены, то в разделе Товары -> Склад Вы можете посмотреть все сохраненные настройки импорта (их может быть несколько).

Saved1.png

Вы можете задать новый импорт, удалить текущий, либо изменить настройки текущего. Для этого нажмите на название файла.

Saved2.png

Здесь, кроме всех вышеописанных настроек также можно указать настройки периодического импорта: URL, откуда брать файл и время обновления. Указав эти параметры, можно настроить автоматический периодический импорт из csv-файла. Но в данном случае файл обязательно должен находиться где-либо в общем доступе в интернете.

Также здесь Вы можете посмотреть отчеты о проделанных импортах (в колонке слева). Чтобы посмотреть отчет нажмите на строчку с датой, временем и статусом выполнения импорта. Вы увидите данные по количеству загруженных товаров и изображений.

Saved3.png

С этой страницы Вы можете посмотреть подробный отчет о загруженных товарах и изображениях

Saved4.png

При возникновении каких-либо ошибок здесь будут обозначены типы ошибок и номера строк файла, при импорте которых они возникли.

Обновление цен и количества товаров

Предположим, есть поставщик у которого часто меняются цены. Если ассортимент большой, то обновлять их вручную неудобно. Для этих случаев можно использовать импорт. Это делается так:

  • После первоначального импорта имена категорий, импортированных из файла, надо оставить неизменными.
  • После того как цены поставщика изменились, надо взять новый исходный файл и импортировать его в ту же категорию склада, что и предыдущий, указав на третьем шаге, что надо обновлять уже имеющиеся товары и выбрать идентификацию товаров по цене, либо по артикулу. Для корректного импорта новых товаров следует выбрать типы информации о товаре по всем импортируемым столбцам.

При этом:

  • если в файле были новые товары то они будут добавлены на склад;
  • для уже имеющихся товаров импортируются из файла значения, указанные в опциях, обновятся. Остальные параметры обновляться не будут. Об особенностях обновления различных опций см. третий шаг;
  • если какие-то товары из исходного файла были убраны, то со склада они удалены не будут.

Внимание: если было изменено название товара на складе, и при этом была установлена опция идентификации товаров по названию то, после обновления, на складе появится товар с названием из исходного файла и новой ценой, а цена на имеющийся на складе товар останется неизменной!

Возможные проблемы при импорте

Возможные ошибки при импорте

  • "Вы не можете на данном тарифе добавлять больше N товаров".

Текущий тарифный план не предусматривает наличие больше N товаров


  • "Произошла неизвестная ошибка при импорте, для выяснения обстоятельств обратитесь в техническую поддержку"

Ошибка возникает редко. Напишите о ней через форму технической поддержки. Обязательно укажите дату и время импорта, во время которого она возникла.


  • "Импорт был отменен"

Была нажата ссылка "Отменить" до завершения импорта


  • "Запуск невозможен, так как выполняется другой импорт"

Можно выполнять только один импорт одновременно


  • "Произошла ошибка при загрузке файла filename.csv"

Не удалось определить формат файла.

- Возможно неверно указана кодировка, попробуйте указать другую.

- Возможно файл содержит ошибки. Откройте загружаемый файл при помощи Excel и сохраните его в CSV формате. Попробуйте импортировать получившийся файл. При этом нужно указать кодировку windows-1251.


  • "Набор свойств у товара в системе отличается от набора свойств в файле"

Проверьте свойства товаров в файле и модификации товаров


  • "Не удалось загрузить изображение image.jpg"

Проверьте, открывается ли изображение по ссылке в csv-файле.


  • Если при попытке импорта система не определяет его формат, это скорее всего связано с наличием пустых строк в конце csv-файла. Откройте его через редактор Блокнот и удалите пустые строки.


  • Если в результате импорта часть изображений товаров не загрузилась, то надо произвести повторный импорт с теми же настройками. При этом уже импортированные изображения не будут загружаться, и импорт пройдет значительно быстрее.


  • Также проверьте, что файлы изображений имеют разные имена. Если они имеют разное расположение (находятся в разных местах), но имеют одинаковые имена, повторного импорта изображений с дублирующимися именами не произойдет.


Уведомляющие сообщения при проблемах импорта

  • "Модификация с таким набором свойств уже встречалась в файле"


  • "Изображение с именем image.jpg уже существует"

Изображения с дублирующимися именами не загружаются.


  • "Строка пропущена, не указано название товара"
  • "Строка пропущена, не указана цена покупки"

Цена и название обязательно для каждого товара.


  • "Строка пропущена, не указан артикул"

Возникает, если установлена опция идентификации товаров по артикулу.


  • Также возможно возникновение ошибок, связанное с невозможностью создать товар или модификацию, например, если указанна отрицательная цена.

Как разместить импортированные товары на витрине

После импорта товары на витрине автоматически не появляются. Для того чтобы импортированную на склад структуру подкатегорий с товарами выставить на витрину, нужно сделать следующее:

  • перейдите в раздел «Управление товарами на складе» (раздел Товары -> Склад),
  • выделите мышкой категорию каталога, в которую производился импорт,
  • далее нажмите иконку Category to collection ico.png «Выставление выбранной категории и её подкатегорий на витрину»,
  • в появившемся окне выберите мышкой корневую категорию «Каталог» и нажмите кнопку «Добавить».

После выполнения этих действий импортированные товары появятся на витрине магазина.

Структура каталога товаров на витрине в данном случае будет такой же, как ранее на складе в категории каталога, в которую производился импорт.

Внимание! При этом структура подкатегорий, которая была в каталоге на сайте до этого, будет удалена.

Более подробно размещение подкаталога склада на витрину описано здесь.

Также о создании структуры каталога товаров и занесении товаров в магазин можно почитать в документации.

Импорт товаров для p5s