Импорт товаров из Excel таблиц

Материал из Insales Wiki
Перейти к: навигация, поиск

Введение

Открыть эту страницу можно, выбрав в разделе бэк-офиса "Товары" подраздел "Импорт".

Назначение

Процедура импорта предназначена для полуавтоматического переноса информации из файлов электронных таблиц в раздел "Склад" интернет-магазина.

Применимость

Процедура применяется для полуавтоматической обработки файлов формата CSV.

Возможности

При импорте из электронной таблицы существуют следующие возможности:

  • Создание (под)категорий в структуре склада из информации электронной таблицы.
  • Импорт свойств товаров, если они указаны в отдельном столбцах таблицы.
  • Импорт параметров товаров, если они указаны в отдельном столбцах таблицы.
  • Импорт изображений товара, если ссылки на изображения указаны в отдельном столбце таблицы (можно импортировать несколько изображений товара сразу, разделив ссылки на изображения пробелами, при этом файлы с изображениями должны иметь разные имена).
  • Автоматическое выставление и снятие с сайта магазина товаров по их наличию в таблице.
  • Обновление цен.
  • Обновление описаний товара.
  • Использование способа идентификации товаров по артикулу или наименованию.

Подготовка файла

В исходном файле каждая товарная позиция задается отдельной строкой. Обязательными полями для строки, описывающей товар, являются наименование товара и цена продажи. Строка не будет импортироваться, если не выбрано обязательное поле, если отсутствует значение одного из обязательных полей, или значение имеет неверный формат (например текст вместо цены).

Возможны два различных способа указания категорий:

  1. когда категории задаются в столбцах,
  2. когда категории задаются отдельными строками.

Категории задаются в столбцах

В этом случае можно задать до трёх уровней категорий, к которым относится каждый товар. На шаге 2 процедуры импорта выбираются столбцы таблицы с ячейками, содержащими названия категории или подкатегорий соответствующих уровней. Если ни один из столбцов не будет выбран в качестве категории, то система будет считать, что категории задаются отдельными строками.

Значения в ячейке столбца, выбранного в качестве (под)категории, необязательно. То есть если в таблице заданы "Категория", "Подкатегория 1" и "Подкатегория 2", то для конкретного товара может быть задано значение только для "Категории" или не задано вообще ничего.

Пример файла, в котором категории задаются в столбцах A, B и C:

Csv-format-1b.png

Категории задаются отдельными строками

В этом случае возможно задать только одноуровневую структуру категорий. Если в файле встречается строка, в которой задано значение только в одной (любой) ячейке, то считается, что это название категории и все последующие товары относятся к ней.

Пример файла, в котором категории задаются в строках 1 и 4:

Csv-format-2b.png

Преобразование файла в формат CSV

Итак, если у вас есть файл в XLS формате и надо его преобразовать в CSV, то:

  • Открываете файл в Excel-е
  • Нажимаете "Файл" -> "Сохранить как" и, в появившемся окне, в качестве формата выбираете "CSV (Разделители - запятые) (*.csv)"
    Save-as-csvb.png
  • Отвечаете утвердительно на уведомления, что в данном формате можно сохранить только один лист, и что файл может содержать несовместимые с CSV возможности.

Файл для загрузки в импорт готов.

Процесс импорта

Заходите в раздел "Товары -> Склад" (выберите там импорт) или "Товары -> Импорт" бэк-офиса.

Import step1.png

Шаг 1

Import step2.png

На первом шаге надо загрузить импортируемый файл, указать в какой он кодировке, выбрать разделитель строк и разделитель столбцов. Если файл был преобразован при помощи Google Docs, то надо указывать кодировку utf-8, разделитель строк \n, если при помощи Excel, то надо указывать национальную кодировку, указанную в настройках операционной системы (для России - windows-1251), разделитель строк \r\n, если сомневаетесь, укажите "Автоопределение" (эта опция работает без ошибок в большинстве случаев).

Слева выводится структура склада (дерево). Категория, в которую будет происходить импорт указана в заголовке в кавычках, в данном случае это Склад. Изменить категорию можно двойным щелчком по категории в дереве. Сделать это можно на любом из шагов импорта, когда не происходит операций на сервере (не крутится колёсико).

Шаг 2

Import step3.png

На втором шаге Вам предлагают выбрать в каких столбцах какая информация о товаре содержится. Для удобства, слева выводятся примеры данных. Справа надо обязательно выбрать в каких столбцах содержатся цена продажи и наименование товара. Информация из столбцов, назначение которых не выбрано, импортирована не будет.

Внизу есть возможность указать:

  • нужно ли импортировать структуру категорий из файла;
  • способ идентификации товаров либо по наименованию, либо по артикулу;
  • нужно ли обновлять цены
  • нужно ли обновлять остатки;
  • нужно ли обновлять описания и названия;
  • нужно ли обновлять видимость на сайте магазина (не выбирайте эту опцию, если ваш файл не содержит некоторых товаров, которые есть в наличии, т.к. эти товары будут скрыты с сайта).

Если структуру категорий импортировать, то на складе, внутри выбранной для импорта категории, будет создана структура категорий, взятая из файла. Если структуру категорий не импортировать, то (под)категории создаваться не будут, а все товары создадутся в выбранной для импорта категории.

Если Вы импортируете структуру категорий и планируете в дальнейшем осуществлять повторный импорт обновлённого исходного файла, то имена импортируемых (под)категорий изменять не следует.

Идентификация товаров возможна либо по наименованию товара, либо по его артикулу. Если планируется изменять названия товара, добавлять новые свойства товарам или изменять значения свойств, то идентифицировать товары следует по артикулам. При добавлении новых свойств товару, образующимся модификациям надлежит присваивать уникальный артикул.

В остальных случаях следует применять идентификацию по наименованию товара.

Про обновление цен и остатков можно прочитать в соответствующем разделе "Обновление цен и количества товаров".

Видимость товара на сайте магазина после её обновления зависит от наличия данного товара в импортируемом файле. Все товары, размещённые на складе в категории, куда происходит импорт, и в её подкатегориях будут скрыты с витрины, если их нет в импортируемом файле.

Вы можете сохранить настройки импорта, чтобы не пришлось заново их вбивать, если структура файла останется прежней, также в этом случае Вы можете переместить Ваш файл в общий доступ куда-либо в интернет и задать автоматическое обновление в определенное время. После первого импорта Вы сможете отредактировать настройки. Для сохранения первоначальных настроек после указания типов столбцов нажмите Сохранить. После успешного сохранения Вы увидите сообщение.

Saved.png

Затем жмем "Далее" (ссылка "Отменить" отменяет все сделанные изменения и возвращает к началу первого шага процедуры импорта).

Import step4.png

Шаг 3

На третьем, завершающем, шаге выводится список обнаруженных категорий, и у вас есть возможность указать какие из них надо импортировать, а какие - нет. По умолчанию импортируются все категории.

Если какая-либо категория не импортируется, то товары из неё ни добавляться, ни обновляться не будут.

Import step5.png

Жмем "Импортировать" (ссылка "Отменить" отменяет все сделанные изменения и возвращает к началу первого шага процедуры импорта).


После появления сообщения об успешной загрузке через пару секунд автоматически откроется раздел "Склад", где вы можете увидеть результат процедуры импорта.

Внимание: товары после импорта не попадают автоматически на витрину!

После успешного импорта Вы увидите сообщение

Saved3b.png

Здесь можно посмотреть подробный отчет о результатах импорта

Saved4.png

При возникновении каких-либо ошибок здесь будут обозначены их типы и номера строк файла, в которых они возникли.

Редактирование сохраненных настроек импорта

Далее, если настройки были сохранены, то в разделе Товары -> Склад Вы можете посмотреть все сохраненные настройки импорта (их может быть несколько).

Saved1.png

Вы можете задать новый импорт, удалить текущий, либо изменить настройки текущего. Для этого нажмите на название файла.

Saved2.png

Здесь, кроме всех вышеописанных настроек также можно указать настройки периодического импорта: URL, откуда брать файл и время обновления. Указав эти параметры, можно настроить автоматический периодический импорт из csv-файла. Но в данном случае файл обязательно должен находиться где-либо в общем доступе в интернете.

Также здесь Вы можете посмотреть отчеты о проделанных импортах (в колонке слева). Чтобы посмотреть отчет нажмите на строчку с датой, временем и статусом выполнения импорта. Вы увидите данные по количеству загруженных товаров и изображений.

Saved3.png

С этой страницы Вы можете посмотреть подробный отчет о загруженных товарах и изображениях

Saved4.png

При возникновении каких-либо ошибок здесь будут обозначены типы ошибок и номера строк файла, при импорте которых они возникли.

Обновление цен и количества товаров

Предположим, есть поставщик у которого часто меняются цены. Если ассортимент большой, то обновлять их вручную неудобно. Для этих случаев можно использовать импорт. Это делается так:

  • После первоначального импорта имена категорий, импортированных из файла, надо оставить неизменными. Так же не следует изменять наименования товаров, либо артикулы, поскольку идентификация товара в рамках категории производится по его имени или артикулу.
  • После того как цены поставщика изменились, надо взять новый исходный файл и импортировать его в ту же категорию склада, что и предыдущий, указав на втором шаге, что надо обновлять уже имеющиеся товары и выбрать идентификацию товаров по цене, либо по артикулу. Для корректного импорта новых товаров следует выбрать типы информации о товаре по всем импортируемым столбцам.

При этом:

  • если в файле были новые товары то они будут добавлены на склад;
  • для уже имеющихся товаров импортируются из файла значения цены закупки, цены продажи и остатка, а также описания товаров, если соответствующие столбцы были выбраны на шаге 2. Остальные параметры товара обновляться не будут;
  • если какие-то товары из исходного файла были убраны, то со склада они удалены не будут.

Внимание: если было изменено название товара на складе, и при этом была установлена опция идентификации товаров по названию то, после обновления, на складе появится товар с названием из исходного файла и новой ценой, а цена на имеющийся на складе товар останется неизменной!

Возможные проблемы при импорте

В основном проблемы возникают на шаге 1. Обычно они заключаются в следующем:

  • Выбрана неверная кодировка исходного файла, надо попробовать выбрать другую.
  • Вместо файла в формате CSV попытались импортировать файл в формате XLS, его надо преобразовать в CSV.
  • Файл, полученный от третьих лиц, похож на CSV, но содержит ошибки. В таких случаях надо воспользоваться Excel-ем: открыть файл, а потом сохранить его в формате CSV.
  • Если при попытке импорта система не определяет его формат, это скорее всего связано с наличием пустых строк в конце csv-файла. Откройте его через редактор Блокнот и удалите пустые строки.

Если в результате импорта часть изображений товаров не загрузилась, то надо произвести повторный импорт с теми же настройками. При этом уже импортированные изображения не будут загружаться, и импорт пройдет значительно быстрее. Также проверьте, что файлы изображений имеют разные имена. Если они имеют разное расположение (находятся в разных местах), но имеют одинаковые имена, повторного импорта изображений с дублирующимися именами не произойдет.