Импорт товаров из Excel таблиц — различия между версиями

Материал из Insales Wiki
Перейти к: навигация, поиск
(Обновление цен и остатков)
Строка 8: Строка 8:
  
 
Процедура применяется для полуавтоматической обработки файлов формата CSV.
 
Процедура применяется для полуавтоматической обработки файлов формата CSV.
 +
 +
==Возможности==
 +
 +
При импорте из электронной таблицы существуют следующие возможности:
 +
* Создание (под)категорий в структуре склада из информации электронной таблицы.
 +
* Импорт свойств товаров, если они указаны в отдельном столбцах таблицы.
 +
* Импорт параметров товаров, если они указаны в отдельном столбцах таблицы.
 +
* Импорт изображений товара, если ссылки на изображения указаны в отдельном столбце таблицы.
 +
* Автоматическое выставление и снятие с сайта магазина товаров по их наличию в таблице.
 +
* Обновление цен.
 +
* Обновление описаний товара.
 +
* Использование способа идентификации товаров по артикулу или наименованию.
  
 
=Подготовка файла=
 
=Подготовка файла=
  
==Структура файла==
+
В исходном файле каждая товарная позиция задается отдельной строкой. Обязательными полями для строки, описывающей товар, являются наименование товара и цена продажи. Строка не будет импортироваться, если не выбрано обязательное поле, если отсутствует значение одного из обязательных полей, или значение имеет неверный формат (например текст вместо цены).
 
 
В исходном файле каждая товарная позиция задается отдельной строкой. Обязательными полями для строки, описывающей товар, являются название товара и цена продажи. Строка не будет импортироваться, если не выбрано обязательное поле, если отсутствует значение одного из обязательных полей, или значение имеет неверный формат (например текст вместо цены) .
 
  
 
Возможны два различных способа указания категорий:
 
Возможны два различных способа указания категорий:
Строка 22: Строка 32:
 
===Категории задаются в столбцах===
 
===Категории задаются в столбцах===
  
В этом случае можно задать до трёх уровней категорий, к которым относятся каждый товар. На [[#Шаг 2|шаге 2]] процедуры импорта выбираются столбцы таблицы, с ячейками, содержащими названия категории или подкатегории соответствующих уровней. Если ни один из столбцов не будет выбран в качестве категории, то система будет считать, что категории задаются отдельными строками.
+
В этом случае можно задать до трёх уровней категорий, к которым относится каждый товар. На [[#Шаг 2|шаге 2]] процедуры импорта выбираются столбцы таблицы, с ячейками, содержащими названия категории или подкатегорий соответствующих уровней. Если ни один из столбцов не будет выбран в качестве категории, то система будет считать, что категории задаются отдельными строками.
  
 
В каждой ячейке столбца, выбранного в качестве (под)категории, обязательно должно содержаться значение. Строки, не содержащие значений в этих ячейках импортированы не будут.
 
В каждой ячейке столбца, выбранного в качестве (под)категории, обязательно должно содержаться значение. Строки, не содержащие значений в этих ячейках импортированы не будут.
  
Пример файла, в котором категории задаются в столбцах A и B:  
+
Пример файла, в котором категории задаются в столбцах A, B и C:  
  
 
[[Изображение:Csv-format-1b.png]]
 
[[Изображение:Csv-format-1b.png]]
Строка 47: Строка 57:
  
 
Файл для загрузки в импорт готов.
 
Файл для загрузки в импорт готов.
 +
  
 
=Процесс импорта=
 
=Процесс импорта=
  
Заходите в раздел ''"Склад"'' интернет-магазина и выбираете там ''"Импорт"''.
+
Заходите в раздел ''"Склад"'' или ''"Витрины"'' бек-офиса и выбираете там импорт.
  
 
==Шаг 1==
 
==Шаг 1==
Строка 58: Строка 69:
 
На первом шаге надо загрузить импортируемый файл и указать в какой он кодировке. Если файл был преобразован при помощи Google Docs, то надо указывать utf-8, если при помощи Excel, то надо указывать национальную кодировку, указанную в настройках операционной системы (для России - windows-1251).
 
На первом шаге надо загрузить импортируемый файл и указать в какой он кодировке. Если файл был преобразован при помощи Google Docs, то надо указывать utf-8, если при помощи Excel, то надо указывать национальную кодировку, указанную в настройках операционной системы (для России - windows-1251).
  
Слева выводится структура склада (дерево). Категория, в которую будет происходить импорт указана в заголовке в кавычках, в данном случае это Поставщик 2. Изменить категорию можно двойным щелчком по категории в дереве. Сделать это можно на любом из шагов импорта, когда не происходит операций на сервере (не крутится колесико)
+
Слева выводится структура склада (дерево). Категория, в которую будет происходить импорт указана в заголовке в кавычках, в данном случае это Поставщик 2. Изменить категорию можно двойным щелчком по категории в дереве. Сделать это можно на любом из шагов импорта, когда не происходит операций на сервере (не крутится колёсико).
  
 
==Шаг 2==
 
==Шаг 2==
Строка 64: Строка 75:
 
[[Изображение:Import-step-2b.png]]
 
[[Изображение:Import-step-2b.png]]
  
На втором шаге вам предлагают выбрать в каких столбцах какая информация о товаре содержится. Для удобства, слева выводятся примеры данных. Справа надо обязательно выбрать в каких столбцах содержатся цена продажи и название товара. Информация из столбцов, назначение которых не выбрано, импортирована не будет.
+
На втором шаге Вам предлагают выбрать в каких столбцах какая информация о товаре содержится. Для удобства, слева выводятся примеры данных. Справа надо обязательно выбрать в каких столбцах содержатся цена продажи и наименование товара. Информация из столбцов, назначение которых не выбрано, импортирована не будет.
 +
 
 +
Внизу есть возможность указать:
 +
 
 +
* нужно ли импортировать структуру категорий из файла;
 +
* способ идентификации товаров либо по наименованию, либо по артикулу;
 +
* нужно ли обновлять цены и остатки;
 +
* нужно ли обновлять описания;
 +
* нужно ли обновлять видимость на сайте магазина.
 +
 
 +
Если структуру категорий импортировать, то на складе, внутри выбранной для импорта категории, будет создана структура категорий, взятая из файла. Если структуру категорий не импортировать, то (под)категории создаваться не будут, а все товары создадутся в выбранной для импорта категории.
 +
 
 +
Если Вы импортируете структуру категорий и планируете в дальнейшем осуществлять повторный импорт обновлённого исходного файла, то имена импортируемых (под)категорий изменять не следует.
 +
 
 +
Идентификация товаров возможна либо по наименованию товара, либо по его артикулу. Если планируется изменять названия товара, добавлять новые свойства товарам или изменять значения свойств, то идентифицировать товары следует по артикулам. При добавлении новых свойств товару, образующимся модификациям надлежит присваивать уникальный артикул.
  
Внизу есть возможность указать, нужно ли импортировать структуру категорий из файла и нужно ли обновлять цены для уже существующих в базе товаров.
+
В остальных случаях следует применять идентификацию по наименованию товара.
  
Если структуру категорий импортировать, то на складе, внутри выбранной для импорта категории, будет создана структура категорий, взятая из файла. Если структуру категорий не импортировать, то категории создаваться не будут, а все товары создадутся в выбранной для импорта категории.
+
Про обновление цен и остатков можно прочитать в соответствующем разделе ''"[[#Обновление цен и количества товаров|Обновление цен и количества товаров]]"''.
  
Про обновление цен можно посмотреть в соответствующем разделе "[[#Обновление цен и остатков|Обновление цен и остатков]]".
+
Видимость товара на сайте магазина после её обновления зависит от наличия данного товара в импортируемом файле. Все товары, размещённые на складе в категории, куда происходит импорт, и в её подкатегориях будут скрыты с витрины, если их нет в импортируемом файле.
  
 
Указываем типы столбцов и жмем ''"Далее"'' (ссылка ''"Отменить"'' отменяет все сделанные изменения и возвращает к началу первого шага процедуры импорта).
 
Указываем типы столбцов и жмем ''"Далее"'' (ссылка ''"Отменить"'' отменяет все сделанные изменения и возвращает к началу первого шага процедуры импорта).
Строка 94: Строка 119:
 
[[Изображение:Import-resultsb.png]]
 
[[Изображение:Import-resultsb.png]]
  
'''Внимание''': товары после импорта не попадают автоматически на витрину!
+
'''Внимание:''' товары после импорта не попадают автоматически на витрину!
  
=Обновление цен и остатков=
+
=Обновление цен и количества товаров=
  
 
Предположим, есть поставщик у которого часто меняются цены. Если ассортимент большой, то обновлять их вручную неудобно. Для этих случаев можно использовать импорт. Это делается так:
 
Предположим, есть поставщик у которого часто меняются цены. Если ассортимент большой, то обновлять их вручную неудобно. Для этих случаев можно использовать импорт. Это делается так:
  
* После первоначального импорта имена категорий, импортированных из файла, надо оставить неизменными. Так же не следует изменять названия товаров, поскольку идентификация товара в рамках категории производится по его имени.
+
* После первоначального импорта имена категорий, импортированных из файла, надо оставить неизменными. Так же не следует изменять наименования товаров, поскольку идентификация товара в рамках категории производится по его имени.
* После того как цены поставщика изменились, надо взять новый исходный файл и импортировать его в ту же категорию склада, что и предыдущий, указав на втором шаге, что надо обновлять уже имеющиеся товары. Для корректного импорта новых товаров следует выбрать типы информации о товаре по всем импортируемым столбцам.  
+
* После того как цены поставщика изменились, надо взять новый исходный файл и импортировать его в ту же категорию склада, что и предыдущий, указав на [[#Шаг 2|втором шаге]], что надо обновлять уже имеющиеся товары. Для корректного импорта новых товаров следует выбрать типы информации о товаре по всем импортируемым столбцам.  
  
 
При этом:
 
При этом:
  
 
* если в файле были новые товары то они будут добавлены на склад;
 
* если в файле были новые товары то они будут добавлены на склад;
* для уже имеющихся товаров импортируются из файла значения цены закупки, цены продажи и остатка, если соответствующие столбцы были выбраны на [[#Шаг 2|шаге 2]]. Остальные параметры товара обновляться не будут, то есть если после первого импорта описание товара было изменено, то обновление не затронет этих изменений;
+
* для уже имеющихся товаров импортируются из файла значения цены закупки, цены продажи и остатка, если соответствующие столбцы были выбраны на [[#Шаг 2|шаге 2]]. Остальные параметры товара обновляться не будут, то есть, если после первого импорта описание товара было изменено, то обновление не затронет этих изменений;
 
* если какие-то товары из исходного файла были убраны, то со склада они удалены не будут.
 
* если какие-то товары из исходного файла были убраны, то со склада они удалены не будут.
  
'''Внимание!''' Если было изменено название товара на складе, то, после обновления, на складе появится товар с названием из исходного файла и новой ценой, а цена на имеющийся на складе товар останется неизменной!
+
'''Внимание:''' если было изменено название товара на складе, то, после обновления, на складе появится товар с названием из исходного файла и новой ценой, а цена на имеющийся на складе товар останется неизменной!
  
 
=Возможные проблемы при импорте=
 
=Возможные проблемы при импорте=

Версия 18:23, 6 сентября 2009

Введение

Назначение

Процедура импорта предназначена для полуавтоматического переноса информации из файлов электронных таблиц в раздел "Склад" интернет-магазина.

Применимость

Процедура применяется для полуавтоматической обработки файлов формата CSV.

Возможности

При импорте из электронной таблицы существуют следующие возможности:

  • Создание (под)категорий в структуре склада из информации электронной таблицы.
  • Импорт свойств товаров, если они указаны в отдельном столбцах таблицы.
  • Импорт параметров товаров, если они указаны в отдельном столбцах таблицы.
  • Импорт изображений товара, если ссылки на изображения указаны в отдельном столбце таблицы.
  • Автоматическое выставление и снятие с сайта магазина товаров по их наличию в таблице.
  • Обновление цен.
  • Обновление описаний товара.
  • Использование способа идентификации товаров по артикулу или наименованию.

Подготовка файла

В исходном файле каждая товарная позиция задается отдельной строкой. Обязательными полями для строки, описывающей товар, являются наименование товара и цена продажи. Строка не будет импортироваться, если не выбрано обязательное поле, если отсутствует значение одного из обязательных полей, или значение имеет неверный формат (например текст вместо цены).

Возможны два различных способа указания категорий:

  1. когда категории задаются в столбцах,
  2. когда категории задаются отдельными строками.

Категории задаются в столбцах

В этом случае можно задать до трёх уровней категорий, к которым относится каждый товар. На шаге 2 процедуры импорта выбираются столбцы таблицы, с ячейками, содержащими названия категории или подкатегорий соответствующих уровней. Если ни один из столбцов не будет выбран в качестве категории, то система будет считать, что категории задаются отдельными строками.

В каждой ячейке столбца, выбранного в качестве (под)категории, обязательно должно содержаться значение. Строки, не содержащие значений в этих ячейках импортированы не будут.

Пример файла, в котором категории задаются в столбцах A, B и C:

Csv-format-1b.png

Категории задаются отдельными строками

В этом случае возможно задать только одноуровневую структуру категорий. Если в файле встречается строка, в которой задано значение только в одной (любой) ячейке, то считается, что это название категории и все последующие товары относятся к ней.

Пример файла, в котором категории задаются в строках 1 и 4:

Csv-format-2b.png

Преобразование файла в формат CSV

Итак, если у вас есть файл в XLS формате и надо его преобразовать в CSV, то:

  • Открываете файл в Excel-е
  • Нажимаете "Файл" -> "Сохранить как" и, в появившемся окне, в качестве формата выбираете CSV (Разделители - запятые) (*.csv)
    Save-as-csvb.png
  • Отвечаете утвердительно на уведомления, что в данном формате можно сохранить только один лист, и что файл может содержать несовместимые с CSV возможности.

Файл для загрузки в импорт готов.


Процесс импорта

Заходите в раздел "Склад" или "Витрины" бек-офиса и выбираете там импорт.

Шаг 1

Import-step-1b.png

На первом шаге надо загрузить импортируемый файл и указать в какой он кодировке. Если файл был преобразован при помощи Google Docs, то надо указывать utf-8, если при помощи Excel, то надо указывать национальную кодировку, указанную в настройках операционной системы (для России - windows-1251).

Слева выводится структура склада (дерево). Категория, в которую будет происходить импорт указана в заголовке в кавычках, в данном случае это Поставщик 2. Изменить категорию можно двойным щелчком по категории в дереве. Сделать это можно на любом из шагов импорта, когда не происходит операций на сервере (не крутится колёсико).

Шаг 2

Import-step-2b.png

На втором шаге Вам предлагают выбрать в каких столбцах какая информация о товаре содержится. Для удобства, слева выводятся примеры данных. Справа надо обязательно выбрать в каких столбцах содержатся цена продажи и наименование товара. Информация из столбцов, назначение которых не выбрано, импортирована не будет.

Внизу есть возможность указать:

  • нужно ли импортировать структуру категорий из файла;
  • способ идентификации товаров либо по наименованию, либо по артикулу;
  • нужно ли обновлять цены и остатки;
  • нужно ли обновлять описания;
  • нужно ли обновлять видимость на сайте магазина.

Если структуру категорий импортировать, то на складе, внутри выбранной для импорта категории, будет создана структура категорий, взятая из файла. Если структуру категорий не импортировать, то (под)категории создаваться не будут, а все товары создадутся в выбранной для импорта категории.

Если Вы импортируете структуру категорий и планируете в дальнейшем осуществлять повторный импорт обновлённого исходного файла, то имена импортируемых (под)категорий изменять не следует.

Идентификация товаров возможна либо по наименованию товара, либо по его артикулу. Если планируется изменять названия товара, добавлять новые свойства товарам или изменять значения свойств, то идентифицировать товары следует по артикулам. При добавлении новых свойств товару, образующимся модификациям надлежит присваивать уникальный артикул.

В остальных случаях следует применять идентификацию по наименованию товара.

Про обновление цен и остатков можно прочитать в соответствующем разделе "Обновление цен и количества товаров".

Видимость товара на сайте магазина после её обновления зависит от наличия данного товара в импортируемом файле. Все товары, размещённые на складе в категории, куда происходит импорт, и в её подкатегориях будут скрыты с витрины, если их нет в импортируемом файле.

Указываем типы столбцов и жмем "Далее" (ссылка "Отменить" отменяет все сделанные изменения и возвращает к началу первого шага процедуры импорта).

Import-step-2-configuredb.png

Шаг 3

На третьем, завершающем, шаге выводится список обнаруженных категорий, и у вас есть возможность указать какие из них надо импортировать, а какие - нет. По умолчанию импортируются все категории.

Если какая-либо категория не импортируется, то товары из неё ни добавляться, ни обновляться не будут.

Import-step-3b.png

Жмем "Импортировать" (ссылка "Отменить" отменяет все сделанные изменения и возвращает к началу первого шага процедуры импорта).

После успешного завершения импорта будет показано уведомление

Import-finishb.png

и, через пару секунд, автоматически откроется раздел "Склад", где вы можете увидеть результат процедуры импорта.

Import-resultsb.png

Внимание: товары после импорта не попадают автоматически на витрину!

Обновление цен и количества товаров

Предположим, есть поставщик у которого часто меняются цены. Если ассортимент большой, то обновлять их вручную неудобно. Для этих случаев можно использовать импорт. Это делается так:

  • После первоначального импорта имена категорий, импортированных из файла, надо оставить неизменными. Так же не следует изменять наименования товаров, поскольку идентификация товара в рамках категории производится по его имени.
  • После того как цены поставщика изменились, надо взять новый исходный файл и импортировать его в ту же категорию склада, что и предыдущий, указав на втором шаге, что надо обновлять уже имеющиеся товары. Для корректного импорта новых товаров следует выбрать типы информации о товаре по всем импортируемым столбцам.

При этом:

  • если в файле были новые товары то они будут добавлены на склад;
  • для уже имеющихся товаров импортируются из файла значения цены закупки, цены продажи и остатка, если соответствующие столбцы были выбраны на шаге 2. Остальные параметры товара обновляться не будут, то есть, если после первого импорта описание товара было изменено, то обновление не затронет этих изменений;
  • если какие-то товары из исходного файла были убраны, то со склада они удалены не будут.

Внимание: если было изменено название товара на складе, то, после обновления, на складе появится товар с названием из исходного файла и новой ценой, а цена на имеющийся на складе товар останется неизменной!

Возможные проблемы при импорте

В основном проблемы возникают на шаге 1. Обычно они заключаются в следующем:

  • Выбрана неверная кодировка исходного файла, надо попробовать выбрать другую.
  • Вместо файла в формате CSV попытались импортировать файл в формате XLS, его надо преобразовать в CSV.
  • Файл, полученный от третьих лиц, похож на CSV, но содержит ошибки. В таких случаях надо воспользоваться Excel-ем: открыть файл, а потом сохранить его в формате CSV.