Импорт товаров из Excel таблиц — различия между версиями

Материал из Insales Wiki
Перейти к: навигация, поиск
(Шаг 1)
Строка 1: Строка 1:
 +
=Введение=
 +
 +
==Назначение==
 +
 +
Процедура импорта предназначена для полуавтоматического переноса информации из файлов электронных таблиц в раздел ''"Склад"'' интернет-магазина.
 +
 +
==Применимость==
 +
 +
Процедура применяется для полуавтоматической обработки файлов формата CSV.
 +
 
=Подготовка файла=
 
=Подготовка файла=
  
 
==Структура файла==
 
==Структура файла==
  
Возможны два различных формата когда категории задаются в столбцах и когда категории задаются отдельными строками. В обоих случаях каждая товарная позиция задается отдельной строкой.
+
В исходном файле каждая товарная позиция задается отдельной строкой. Обязательными полями для строки, описывающей товар, являются название товара и цена продажи. Строка не будет импортироваться, если не выбрано обязательное поле, если отсутствует значение одного из обязательных полей, или значение имеет неверный формат (например текст вместо цены) .
Строки, в которых не указанно одно из обязательных значений, или значение имеет неверный формат (например текст вместо цены) будут игнорироваться. Обязательными полями являются название товара и цена продажи.
 
  
1. Категории задаются в столбцах.
+
Возможны два различных способа указания категорий:
<blockquote>
 
В этом случае к обязательным полям будут относится поля в которых заданы категории и подкатегории первого и второго уровня, если они будут выбраны на втором шаге импорта. Если ни одно из перечисленных полей не будет выбрано, то система будет считать, что категории задаются отдельными строками. <br/><br/>
 
  
Пример файла, в котором категории задаются в столбцах:
+
# [[#Категории задаются в столбцах|когда категории задаются в столбцах]],
[[Изображение:Csv-format-1.jpg]]
+
# [[#Категории задаются отдельными строками|когда категории задаются отдельными строками]].  
</blockquote>
 
2. Категории задаются отдельными строками.
 
<blockquote>
 
В этом случае возможно задать только одноуровневую структуру категорий.
 
Если встречается строка, в которой задано значение только в одной (любой) ячейке, то считается, что это название категории и все последующие товары относятся к ней.<br/><br/>
 
  
Пример файла, в котором категории задаются в строках:
+
===Категории задаются в столбцах===
[[Изображение:Csv-format-2.jpg]]
 
</blockquote>
 
  
==Преобразование в CSV==
+
В этом случае можно задать до трёх уровней категорий, к которым относятся каждый товар. На [[#Шаг 2|шаге 2]] процедуры импорта выбираются столбцы таблицы, с ячейками, содержащими названия категории или подкатегории соответствующих уровней. Если ни один из столбцов не будет выбран в качестве категории, то система будет считать, что категории задаются отдельными строками.
  
И так у вас есть файл в xls формате, и надо его преобразовать в csv.
+
В каждой ячейке столбца, выбранного в качестве (под)категории, обязательно должно содержаться значение. Строки, не содержащие значений в этих ячейках импортированы не будут.
 +
 
 +
Пример файла, в котором категории задаются в столбцах A и B:
 +
 
 +
[[Изображение:Csv-format-1b.png]]
 +
 
 +
===Категории задаются отдельными строками===
 +
 
 +
В этом случае возможно задать только одноуровневую структуру категорий. Если в файле встречается строка, в которой задано значение только в одной (любой) ячейке, то считается, что это название категории и все последующие товары относятся к ней.
 +
 
 +
Пример файла, в котором категории задаются в строках 1 и 4:
 +
 
 +
[[Изображение:Csv-format-2b.png]]
 +
 
 +
==Преобразование файла в формат CSV==
 +
 
 +
Итак, если у вас есть файл в XLS формате и надо его преобразовать в CSV, то:
  
 
* Открываете файл в Excel-е
 
* Открываете файл в Excel-е
* Нажимаете '''Файл -> Сохранить как …''' и, в появившемся окне, в качестве формата выбираете '''CSV (Разделители - запятые) (*.csv)'''
+
* Нажимаете ''"Файл"'' -> ''"Сохранить как"'' и, в появившемся окне, в качестве формата выбираете ''CSV (Разделители - запятые) (*.csv)'' <br/>[[Изображение:Save-as-csvb.png]]
[[Изображение:Save-as-csv.jpg]]
+
* Отвечаете утвердительно на уведомления, что в данном формате можно сохранить только один лист, и что файл может содержать несовместимые с CSV возможности.  
* Отвечаете утвердительно на уведомления, что в данном формате можно сохранить только один лист, и что файл может содержать несовместимые с csv возможности.
 
  
 
Файл для загрузки в импорт готов.
 
Файл для загрузки в импорт готов.
Строка 35: Строка 50:
 
=Процесс импорта=
 
=Процесс импорта=
  
Заходите в раздел '''Склад''' и выбираете там '''импорт'''.
+
Заходите в раздел ''"Склад"'' интернет-магазина и выбираете там ''"Импорт"''.
  
 
==Шаг 1==
 
==Шаг 1==
  
[[Изображение:Import-step-1.jpg]]
+
[[Изображение:Import-step-1b.png]]
  
На первом шаге надо загрузить импортируемый файл и указать в какой он кодировке.
+
На первом шаге надо загрузить импортируемый файл и указать в какой он кодировке. Если файл был преобразован при помощи Google Docs, то надо указывать utf-8, если при помощи Excel, то надо указывать национальную кодировку, указанную в настройках операционной системы (для России - windows-1251).
Если файл был преобразован при помощи '''Excel''', то надо указывать '''windiws-1251''',
 
если при помощи '''Google Docs''', то '''utf-8'''.
 
  
Слева выводится структура склада.
+
Слева выводится структура склада (дерево). Категория, в которую будет происходить импорт указана в заголовке в кавычках, в данном случае это Поставщик 2. Изменить категорию можно двойным щелчком по категории в дереве. Сделать это можно на любом из шагов импорта, когда не происходит операций на сервере (не крутится колесико)
Категория, в которую будет происходить импорт указана в заголовке в кавычках, в данном случае это ''Поставщик 2''. Изменить категорию можно двойным щелчком по категории в дереве.
 
Сделать это можно на любом из шагов импорта, когда не происходит операций на сервере (не крутится колесико)
 
  
 
==Шаг 2==
 
==Шаг 2==
[[Изображение:Import-step-2.jpg]]
 
  
На втором шаге вам предлагают указать в каких столбцах что содержится. Для удобства, слева выводятся примеры данных. Надо обязательно указать в каких столбцах содержатся цена и название товара.
+
[[Изображение:Import-step-2b.png]]
 +
 
 +
На втором шаге вам предлагают выбрать в каких столбцах какая информация о товаре содержится. Для удобства, слева выводятся примеры данных. Справа надо обязательно выбрать в каких столбцах содержатся цена продажи и название товара. Информация из столбцов, назначение которых не выбрано, импортирована не будет.
  
Внизу можно указать нужно ли импортировать структуру категорий из файла и нужно ли обновлять цены для уже существующих в базе товаров.
+
Внизу есть возможность указать, нужно ли импортировать структуру категорий из файла и нужно ли обновлять цены для уже существующих в базе товаров.
  
Если структуру категорий импортировать, то на складе будет создана структура категории, взятая из файла. Если не импортировать, то категории создаваться не будут, а все товары создадутся в выбранной для импорта категории.  
+
Если структуру категорий импортировать, то на складе, внутри выбранной для импорта категории, будет создана структура категорий, взятая из файла. Если структуру категорий не импортировать, то категории создаваться не будут, а все товары создадутся в выбранной для импорта категории.
  
Про обновление цен можно посмотреть в соответствующем разделе [[#Обновление цен и количества товаров|Обновление цен и количества товаров]].
+
Про обновление цен можно посмотреть в соответствующем разделе "[[#Обновление цен и остатков|Обновление цен и остатков]]".
  
Указываем типы столбцов и жмем '''Далее'''.
+
Указываем типы столбцов и жмем ''"Далее"'' (ссылка ''"Отменить"'' отменяет все сделанные изменения и возвращает к началу первого шага процедуры импорта).
  
[[Изображение:Import-step-2-configured.jpg]]
+
[[Изображение:Import-step-2-configuredb.png]]
  
 
==Шаг 3==
 
==Шаг 3==
На третьем, завершающем, шаге выводится список обнаруженных категорий,
 
и у вас есть возможность указать какие из них надо импортировать, а какие - нет.
 
По умолчанию импортируются все категории.
 
  
[[Изображение:Import-step-3.jpg]]
+
На третьем, завершающем, шаге выводится список обнаруженных категорий, и у вас есть возможность указать какие из них надо импортировать, а какие - нет. По умолчанию импортируются все категории.
 +
 
 +
Если какая-либо категория не импортируется, то товары из неё ни добавляться, ни обновляться не будут.
 +
 
 +
[[Изображение:Import-step-3b.png]]
 +
 
 +
Жмем ''"Импортировать"'' (ссылка ''"Отменить"'' отменяет все сделанные изменения и возвращает к началу первого шага процедуры импорта).
  
После успешного завершения импорта вам показывают уведомление  
+
После успешного завершения импорта будет показано уведомление
  
[[Изображение:Import-finish.jpg]]
+
[[Изображение:Import-finishb.png]]
  
и, через пару секунд, автоматически перекидывают на склад, где вы можете увидеть результаты работы импорта.
+
и, через пару секунд, автоматически откроется раздел ''"Склад"'', где вы можете увидеть результат процедуры импорта.
  
[[Изображение:Import-results.jpg]]
+
[[Изображение:Import-resultsb.png]]
  
Внимание, товары после импорта не попадают автоматом на витрину!
+
'''Внимание''': товары после импорта не попадают автоматически на витрину!
  
=Обновление цен и количества товаров=
+
=Обновление цен и остатков=
  
Предположим, есть поставщик у которого часто меняются цены.
+
Предположим, есть поставщик у которого часто меняются цены. Если ассортимент большой, то обновлять их вручную неудобно. Для этих случаев можно использовать импорт. Это делается так:
Если ассортимент большой, то обновлять их вручную неудобно. Для этих случаев
 
можно использовать импорт. Это делается так:
 
  
* После первоначального импорта имена категорий, импортированных из файла, надо оставить неизменными. Так же не следует изменять названия товаров. Дело в том, что идентификация товара в рамках категории производится по его имени.
+
* После первоначального импорта имена категорий, импортированных из файла, надо оставить неизменными. Так же не следует изменять названия товаров, поскольку идентификация товара в рамках категории производится по его имени.
* После того как цены изменились, надо взять новый файл и импортировать его в ту же категорию что и предыдущий, указав на [[#Шаг 2|втором шаге]], что надо обновлять уже имеющиеся товары.
+
* После того как цены поставщика изменились, надо взять новый исходный файл и импортировать его в ту же категорию склада, что и предыдущий, указав на втором шаге, что надо обновлять уже имеющиеся товары. Для корректного импорта новых товаров следует выбрать типы информации о товаре по всем импортируемым столбцам.  
  
 
При этом:
 
При этом:
  
# Если в файле были новые товары то они будут добавлены на склад.
+
* если в файле были новые товары то они будут добавлены на склад;
# Для уже имеющихся товаров обновиться цена закупки, цена продажи и количество, если соответствующие столбцы были выбраны на [[#Шаг 1|шаге 1]]. Остальные параметры товара обновляться не будут. Если после первого импорта описание товара было изменено, то обновление не затронет этих изменений.
+
* для уже имеющихся товаров импортируются из файла значения цены закупки, цены продажи и остатка, если соответствующие столбцы были выбраны на [[#Шаг 2|шаге 2]]. Остальные параметры товара обновляться не будут, то есть если после первого импорта описание товара было изменено, то обновление не затронет этих изменений;
# Если какие-то товары из файла были убраны, то со склада они удалены не будут.
+
* если какие-то товары из исходного файла были убраны, то со склада они удалены не будут.
  
Внимание, если название товара было изменено, то после обновления на складе появится товар с прежним названием и новой ценой, а цена на старый останется неизменной!
+
'''Внимание''': если было изменено название товара на складе, то, после обновления, на складе появится товар с названием из исходного файла и новой ценой, а цена на имеющийся на складе товар останется неизменной!
  
 
=Возможные проблемы при импорте=
 
=Возможные проблемы при импорте=
Строка 102: Строка 115:
 
В основном проблемы возникают на [[#Шаг 1|шаге 1]]. Обычно они заключаются в следующем:
 
В основном проблемы возникают на [[#Шаг 1|шаге 1]]. Обычно они заключаются в следующем:
  
# Выбрана неверная кодировка, надо попробовать выбрать другую.
+
* Выбрана неверная кодировка исходного файла, надо попробовать выбрать другую.
# Вместо csv попытались импортировать xls, его надо [[#Преобразование в CSV|преобразовать в csv]].
+
* Вместо файла в формате CSV попытались импортировать файл в формате XLS, его надо преобразовать в CSV.
# Файл, полученный от третьих лиц, похож на csv, но содержит ошибки. В таких случаях надо воспользоваться Excel-ем. Надо открыть файл, а потом [[#Преобразование в CSV|сохранить его в csv формате]].
+
* Файл, полученный от третьих лиц, похож на CSV, но содержит ошибки. В таких случаях надо воспользоваться Excel-ем: открыть файл, а потом сохранить его в формате CSV.

Версия 05:10, 6 июля 2009

Введение

Назначение

Процедура импорта предназначена для полуавтоматического переноса информации из файлов электронных таблиц в раздел "Склад" интернет-магазина.

Применимость

Процедура применяется для полуавтоматической обработки файлов формата CSV.

Подготовка файла

Структура файла

В исходном файле каждая товарная позиция задается отдельной строкой. Обязательными полями для строки, описывающей товар, являются название товара и цена продажи. Строка не будет импортироваться, если не выбрано обязательное поле, если отсутствует значение одного из обязательных полей, или значение имеет неверный формат (например текст вместо цены) .

Возможны два различных способа указания категорий:

  1. когда категории задаются в столбцах,
  2. когда категории задаются отдельными строками.

Категории задаются в столбцах

В этом случае можно задать до трёх уровней категорий, к которым относятся каждый товар. На шаге 2 процедуры импорта выбираются столбцы таблицы, с ячейками, содержащими названия категории или подкатегории соответствующих уровней. Если ни один из столбцов не будет выбран в качестве категории, то система будет считать, что категории задаются отдельными строками.

В каждой ячейке столбца, выбранного в качестве (под)категории, обязательно должно содержаться значение. Строки, не содержащие значений в этих ячейках импортированы не будут.

Пример файла, в котором категории задаются в столбцах A и B:

Csv-format-1b.png

Категории задаются отдельными строками

В этом случае возможно задать только одноуровневую структуру категорий. Если в файле встречается строка, в которой задано значение только в одной (любой) ячейке, то считается, что это название категории и все последующие товары относятся к ней.

Пример файла, в котором категории задаются в строках 1 и 4:

Csv-format-2b.png

Преобразование файла в формат CSV

Итак, если у вас есть файл в XLS формате и надо его преобразовать в CSV, то:

  • Открываете файл в Excel-е
  • Нажимаете "Файл" -> "Сохранить как" и, в появившемся окне, в качестве формата выбираете CSV (Разделители - запятые) (*.csv)
    Save-as-csvb.png
  • Отвечаете утвердительно на уведомления, что в данном формате можно сохранить только один лист, и что файл может содержать несовместимые с CSV возможности.

Файл для загрузки в импорт готов.

Процесс импорта

Заходите в раздел "Склад" интернет-магазина и выбираете там "Импорт".

Шаг 1

Import-step-1b.png

На первом шаге надо загрузить импортируемый файл и указать в какой он кодировке. Если файл был преобразован при помощи Google Docs, то надо указывать utf-8, если при помощи Excel, то надо указывать национальную кодировку, указанную в настройках операционной системы (для России - windows-1251).

Слева выводится структура склада (дерево). Категория, в которую будет происходить импорт указана в заголовке в кавычках, в данном случае это Поставщик 2. Изменить категорию можно двойным щелчком по категории в дереве. Сделать это можно на любом из шагов импорта, когда не происходит операций на сервере (не крутится колесико)

Шаг 2

Import-step-2b.png

На втором шаге вам предлагают выбрать в каких столбцах какая информация о товаре содержится. Для удобства, слева выводятся примеры данных. Справа надо обязательно выбрать в каких столбцах содержатся цена продажи и название товара. Информация из столбцов, назначение которых не выбрано, импортирована не будет.

Внизу есть возможность указать, нужно ли импортировать структуру категорий из файла и нужно ли обновлять цены для уже существующих в базе товаров.

Если структуру категорий импортировать, то на складе, внутри выбранной для импорта категории, будет создана структура категорий, взятая из файла. Если структуру категорий не импортировать, то категории создаваться не будут, а все товары создадутся в выбранной для импорта категории.

Про обновление цен можно посмотреть в соответствующем разделе "Обновление цен и остатков".

Указываем типы столбцов и жмем "Далее" (ссылка "Отменить" отменяет все сделанные изменения и возвращает к началу первого шага процедуры импорта).

Import-step-2-configuredb.png

Шаг 3

На третьем, завершающем, шаге выводится список обнаруженных категорий, и у вас есть возможность указать какие из них надо импортировать, а какие - нет. По умолчанию импортируются все категории.

Если какая-либо категория не импортируется, то товары из неё ни добавляться, ни обновляться не будут.

Import-step-3b.png

Жмем "Импортировать" (ссылка "Отменить" отменяет все сделанные изменения и возвращает к началу первого шага процедуры импорта).

После успешного завершения импорта будет показано уведомление

Import-finishb.png

и, через пару секунд, автоматически откроется раздел "Склад", где вы можете увидеть результат процедуры импорта.

Import-resultsb.png

Внимание: товары после импорта не попадают автоматически на витрину!

Обновление цен и остатков

Предположим, есть поставщик у которого часто меняются цены. Если ассортимент большой, то обновлять их вручную неудобно. Для этих случаев можно использовать импорт. Это делается так:

  • После первоначального импорта имена категорий, импортированных из файла, надо оставить неизменными. Так же не следует изменять названия товаров, поскольку идентификация товара в рамках категории производится по его имени.
  • После того как цены поставщика изменились, надо взять новый исходный файл и импортировать его в ту же категорию склада, что и предыдущий, указав на втором шаге, что надо обновлять уже имеющиеся товары. Для корректного импорта новых товаров следует выбрать типы информации о товаре по всем импортируемым столбцам.

При этом:

  • если в файле были новые товары то они будут добавлены на склад;
  • для уже имеющихся товаров импортируются из файла значения цены закупки, цены продажи и остатка, если соответствующие столбцы были выбраны на шаге 2. Остальные параметры товара обновляться не будут, то есть если после первого импорта описание товара было изменено, то обновление не затронет этих изменений;
  • если какие-то товары из исходного файла были убраны, то со склада они удалены не будут.

Внимание: если было изменено название товара на складе, то, после обновления, на складе появится товар с названием из исходного файла и новой ценой, а цена на имеющийся на складе товар останется неизменной!

Возможные проблемы при импорте

В основном проблемы возникают на шаге 1. Обычно они заключаются в следующем:

  • Выбрана неверная кодировка исходного файла, надо попробовать выбрать другую.
  • Вместо файла в формате CSV попытались импортировать файл в формате XLS, его надо преобразовать в CSV.
  • Файл, полученный от третьих лиц, похож на CSV, но содержит ошибки. В таких случаях надо воспользоваться Excel-ем: открыть файл, а потом сохранить его в формате CSV.